Ettevõtja Jaanus Põder: „Raamatupidamine muutub nähtamatuks“

Raamatupidamistarkvara Envoice looja Jaanus Põder räägib, kuidas automatiseerimine muudab raamatupidamise sujuvaks taustal toimuvaks protsessiks, mis aitab ettevõtjal keskenduda kasvule, mitte paberimajandusele.

Kuidas sündis Envoice’i idee?

Kui hakkad ettevõtjaks, tundub kõik põnev ja uus. Aga üsna pea avastad, et ettevõtlus ei tähenda ainult toote loomist või teenuse pakkumist: see tähendab ka rutiinseid tegevusi, ostu- ja müügiarveid, tšekke, makseid ning muid lõputuid väikseid asju, mida keegi peab tegema. Ja kui see keegi oled sina, hakkab aeg tasapisi kuskile kaduma.

Kümme aastat tagasi rajasime Envoice’i ühe lubadusega: inimene ei peaks enam tegema toiminguid, mida tehnoloogia suudab teha paremini ja täpsemalt. Toona – aastaid enne tehisaru võidukäiku – tundus see visioon idealistlik. Kuid alates 2023. aasta lõpust, mil AI tööriistad muutusid päriselt kättesaadavaks ja neid sai hakata oma süsteemides treenima, on see lubadus hakanud täituma eksponentsiaalse hooga.

Praegu suudab Envoice muuta iga loetava ostuarve või tšeki masinloetavaks, automatiseerida andmesisestuse, hallata kinnitusringe ja konteerimist, korraldada arhiivimise ning automatiseerida ka tasumise.

Niisiis on kogu ostuarve teekond – alates saabumisest kuni makse ja arhiivini – automaatne. Ära jäävad Exceli failid ja „Kas see arve on makstud?”-tüüpi segadused.

Mida tähendab LHV ja Envoice’i koostöö ettevõtjale praktikas?

Kui kasutad LHV ärikontot, saad Envoice’i kaudu teha kõike seda, mis varem koosnes mitmest sammust ja milleks tuli kasutada erinevaid veebikeskkondi.

Inglise keeles nimetatakse seda süsteemi pre-accounting’uks ehk eelraamatupidamiseks. Päriselus tähendab see valdavat osa raamatupidamisest. Majandustarkvarasse jõuavad küll lõppandmed, kuid just eelprotsess on see, mida on võimalik kõige mõjusamalt automatiseerida.

Envoice’ga sai seni automatiseerida kogu ettevõtte ostuarvete elukaare alates arve saabumisest ja masinloetavaks muutmisest (või, nagu vanasti ütlesime, digimisest) kuni kinnitamiseni, konteerimise ja arhiveerimiseni ning väärtustatud dokumendi andmete majandustarkvarasse saatmiseni.

Täielikust automatiseerimisest oli puudu veel üks lüli: tasumine. Ka selles etapis ettevõtja vabastamine aeganõudvast käsitsitööst ongi LHV ja Envoice’i koostöö põhiiva.

Tänu kahe ettevõtte vahele ehitatud maksete liidesele on nüüd võimalik saata arve ka Envoice’ist otse tasumisele. Pangas on selleks vaja ainult kinnitada eeltäidetud maksekorraldus(ed). Seega ei ole selles etapis enam mingit käsitsitööd, failide laadimist ega eksportimist. Samuti võimaldab liides saada automaatseid kontoväljavõtteid ning kõik toimub turvaliselt ja automaatselt.

Kuhu liigub raamatupidamise tulevik ja mis roll jääb inimesele?

Eesti keeles ei tehta suurt vahet ingliskeelsetel ametinimetustel bookkeeper ja accountant, kuid nende inimeste töö sisu ja roll ettevõttes on väga erinev.

Kui varem tähendas raamatupidamine (ingl bookkeeping) suuresti andmesisestust ja -kontrolli, siis praegu liigume ajastusse, kus sellise käsitöölise roll kaob. Tema asemel jääb mõtlev accountant ehk inimene, kes tõlgendab andmeid, nõustab ettevõtjat ja aitab tal teha otsuseid.

Tehisintellekt ja automatiseerimine ei võta mõtlevalt raamatupidajalt tööd ära. Need vabastavad ta pisitoimingutest, et ta saaks keskenduda ettevõtjale väärtuse loomisele. Raamatupidamine hakkab muutuma nähtamatuks ning mitte sellepärast, et see kaoks, vaid sellepärast, et see töötab taustal, ilma et ettevõtja peaks seda märkama.

Envoice’i kasutab juba ligi 6000 ettevõtet ja iga päev teeb seal raamatupidamistoiminguid üle 10 000 inimese. Peame kliendi abistamist väga oluliseks.

Meie klienditugi ei ole mitte juturobot, vaid päris inimesed, kes on olemas päris klientidele. Suur osa meie klienditoe ajast ei kulu mitte Envoice’i juurutamisele, vaid klientide nõustamisele, kuidas veelgi paremini oma ostu- ja müügiarvete ning tšekkide voogu automatiseerida.
Maksete, väljavõtete ja arvestuse automaatne kulgemine on alles algus. Tulevikus annab süsteem juba ennetavalt soovitusi, tuvastab riske ja aitab ettevõttel kasvada.

Kui sul on ettevõte, siis tea: sa ei pea kõike ise tegema ja sinu raamatupidaja samuti mitte. On olemas häid lahendusi, mis hoolitsevad su ettevõtte rahaasjade korrasoleku eest, nii et sina saad keskenduda oma ärile.